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如何顺利收发外贸邮件,并获得高回复率?

2017-09-23 10:34:34

近年来,随着进出口需求的不断增加,外贸型企业的发展呈上升趋势,企业之间用邮件方式交流也越来越频繁。然而,发信被退回、邮件发出却不知所踪、邮件被盗或进了垃圾箱等种种问题经常困扰着企业用户。

 

顺利收发外贸邮件,企业应该准备什么

 

目前我们常发的外贸邮件无非有三类,分别是谈合作、签合同的业务类邮件;通知客户相关资讯、会议的订阅类邮件;发促销活动信息的推广类邮件。

 

对于发送者而言,尤其是关乎企业经济收入的业务类邮件十分重要,企业管理者在管理邮箱时,应该注重邮箱的信誉度,对于发业务邮件的域名、服务器不要群发推广邮件,此外要做好域名解析,添加SPFDKIM记录,把客户邮箱加入白名单等,对于订阅和推广类邮件,要确保有效的邮件地址、选择合适的时间分类发送、要有相关退订按钮、注重邮件的设计感等。

 

邮箱的选择是外贸邮件顺利收发的前提

 

很多人都认为,公司的邮箱(以公司网址为后缀的企业邮箱)应是首选,因为它具备展示企业形象的作用。但是,往往企业邮箱,运行都不太稳定。据市场调查了解,经常有公司发往国外客户的业务邮件被退回或收不到对方的来信,这些邮件包含了相关产品的照片和价格表,由于无法及时送给客户,使公司损失大笔收益。

 

一般的解决方法,有两个:一是找现在在国内很多的企业邮箱管理公司,他们可以对你们的邮件服务器进行技术处理,保证国外的网络接受你的邮件;二是你每次发邮件时,将自己的网络IP地址改为国外IP地址,如发邮件给美国客户,自己的主机IP地址设置成美国某地的IP地址。但是,前者有费用,后者很麻烦。

 

那么外贸牛的建议是,使用国内著名的Web Mail服务公司的邮箱作为主用邮箱,把企业邮箱也保留,但不作为发送邮件的首选。给客人联系方式时候,放上一个WebMail邮箱,再放上一个公司企业邮箱,这样的话,邮件收发有保证,也维护了企业形象,让客户觉得你们公司规范化。

 

常见WebMail邮箱优缺点对比

 

从国内企业发邮件到国外的角度来看,外贸企业需要的好邮箱,有三个基础标准:安全稳定、可以POP3设置即用Outlook收发邮件、速度快。根据用户反馈,外贸牛小编简单为大家梳理了一下,各家邮箱的优缺点:

 

1Sina邮箱

Sina的门户网站、新闻、博客、娱乐频道等做得都很好,可Sina的邮箱,不建议使用,因为稳定性差,vip.sina.com的邮箱,也不例外。

3Sohu邮箱

总体上看一般,vip.sohu.com的稍微好一些,可发到国外,但有被退信的危险。

4Yahoo邮箱

yahoo.com.cn的,主机在国内,比较稳定,允许POP3设置即用Outlook收发。可缺点是:速度有点慢,后缀比较长,也可能丢邮件。

yahoo.com的,主机在美国,很稳定。缺点是:不允许POP3设置即用Outlook收发(除非你交钱),所以只能在IE中操作,速度很慢(一是因为用户太多了,二是因为主机在美国)。

5、国外的aol.combellsouth.com等之类

由于主机在国外,难免都有速度慢的缺点,何况大部分都只有缴费后才能使用POP3设置用Outlook收发邮件。

6、网易

163.com126.com都是网易的邮箱,前者同时是网易的通行证,后者主要只有邮箱功能。比较起来,126相对稳定一些,因为163用户太多了,而且从邮箱的角度来说163做得“杂”一些,垃圾邮件相对多点。但是,总体上,网易的邮箱还是非常好的。

7Hotmail邮箱

我们看到,很多国外客户都在用它。它最大的优点,与yahoo.com类似,即同时也是Messenger工具,yahoo的是Yahoo MessengerHotmail的是MSNWindows Live Messenger。从用WebMail方式来收发邮件的角度来讲,咱们中国的hotmail用户,主机在台湾,收发邮件还是很稳定的,速度也不错。最大的缺点,就是hotmail的邮箱只能用WebMail方式来收发邮件,不接受通过POP3设置用Outlook收发邮件。

8Gmail邮箱

也就是Google的邮箱。优点是稳定,允许POP3设置即用Outlook收发邮件(不过,需要在WebMail模式下,设置允许POP3;而且pop3设置时端口设置值与一般的邮箱有点区别,具体可看Webmail模式下的一些指示。),可以在WebMail模式下使用,收发邮件速度特快,而且有自动邮件回复、转发等功能。缺点就是使用Outlook收发邮件时,如果附件比较大(500K以上),收发速度比较慢,但相比其他邮箱,可以说不算什么缺点了。

 

面对垃圾和诈骗邮件,我们如何防范

 

邮箱被盗、伪造邮件等问题近年来让用户防不胜防,建议用户不要直接在线上发布员工的邮箱地址;在收发邮件时,应该仔细检查收发件人的地址是否正确;不要轻信索要帐号、密码的邮件;

 

对于一些业务人员来说,经常会收到关于支付类的邮件,如果对方提到收款账户发生了变更,请务必与对方确认后再进行支付,以免上当。除了自身要更加注意外,安全的邮件系统也是必备之一。

 

发送外贸邮件时,如果出现安全风险,后果不堪设想,用户除了提高安全意识外,还要从邮箱安全设置方面下大工夫。例如,开启邮箱的二次验证功能,设置客户端加密端口等。

 


最后,外贸是一个分析、回盘、跟进的一个重复、长期、彷徨的过程,但是只要坚持,掌握方法就能获得收益;还有一点很重要,那就是对自己的产品要有信心,这样你在跟客户推产品时,你也会有信心。


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